في العصر الحالي، أصبح كتابة إيميل احترافي بلغة إنجليزية مُناسبة أمرًا بالغ الأهمية، فهو أداة أساسية ومُهمّة للتواصُل اليومي مع زملاء العمل والمدراء والعُملاء. يتواصل كل شخص تقريبًا في المجالات الأكاديمية والمهنية عبر البريد الإلكتروني، لذا فإنّ معرفة كيفية كتابة الإيميلات جيّدًا باللغة الإنجليزية هي مهارة أساسية لا بُد من تعلّمها.
تعلَّم أساسيات المحادثة باللغة الإنجليزية وطوّر مهاراتك في التواصل في الأوساط الاحترافية والعاميَّة بالإنجليزية. سجِّل الآن
ومع ذلك، فإنَّ كتابة إيميل بالإنجليزي يُمكن أن تكون مهمة شاقَّة، خاصَّة بالنسبة لغير الناطقين بها والذين قد يُعانون من صعوبة في تطبيق قواعد اللغة والمُفردات وغيرها. سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًّا رسميًّا إلى رئيسك أو إلى زميل لك في العمل، فمن المُهم اتباع بعض القواعد والمُمارسات لضمان أن تكون رسالتك واضحة ومُوجزة واحترافية.
10 نصائح لكتابة إيميل احترافي باللغة الإنجليزية
في هذا المقال، سنُقدِّم دليلًا شاملًا حول كيفيَّة كتابة إيميل بالإنجليزي باحترافية. سنغطي الجوانب الرئيسية مثل سطر الموضوع والمُحتوى والملاحظات الختامية. سنُقدِّم أيضًا نصائح وأمثلة لمُساعدتك في كتابة رسائل بريد إلكتروني فعّالة تنقل رسالتك بطريقة احترافية ورسمية. سواء كنت طالبًا أو مُوظَّفًا أو مسؤولًا أو أيّ شخص يحتاج إلى التواصل باللغة الإنجليزية عبر البريد الإلكتروني، سيوفِّر لك هذا المقال الخطوات اللازمة لكتابة إيميل بالإنجليزي واضح واحترافي.
اقرأ أيضًا: 8 نصائح مهمة لتجنب التشتت عند تعلم اللغة الإنجليزية
1- اكتب موضوع الإيميل في سطر الموضوع (The subject line)
خُذ في اعتبارك أنَ أول شيء يراه المُستلم في الإيميل الوارد هو سطر الموضوع، حيث يُمكن لهذا السطر أن يُحدث فرقًا كبيرًا في تلقي المُستلم. فإمّا أن يدفع هذا السطر المُستلم لفتح الإيميل على الفور أو يحمله إلى عدم إعارة الإيميل أي اهتمام. لذلك، يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ومُلفتًا للانتباه وذا صلة بموضوع الإيميل.
من خلال ذكر موضوع بريدك الإلكتروني باختصار في سطر الموضوع، سيعرف المُستلم ما يمكن توقعه من بريدك الإلكتروني. ليست هناك أي حاجة للإبداع، كل ما عليك فعله هو كتابة وصف سريع لموضوع البريد الإلكتروني وسيُقدِّر المُستلم هذا السطر الذي سيُساعده على قراءة بريدك الإلكتروني والرد عليه بكفاءة وخصوصًا لو كان واضحًا.
اقرأ أيضًا: كلمات إنجليزية يصعب لفظها: تعرف عليها وتعلم نطقها الصحيح
2- خاطب المُتلقّي بشكلٍ لائق
أفضل طريقة لمُخاطبة مُتلقّي البريد الإلكتروني باحتراف هو استخدام كلمة “Dear” / “عزيزي”، متبوعًا إمّا باسمه الأول أو اسمه الأخير بالإضافة إلى اللقب الشرفي المُناسب مثل “Mr” أو “Dr” أو غيرها. إذا لم تكن مُتأكِّدًا من نوع اللقب الشرفي الذي يجب استخدامه أو كُنت ترى أنَّه لا داعي لاستخدام هذا اللقب، فالتزم بالاسم الأول أو الاسم الأول والأخير.
بدلاً من ذلك، يُمكنك بدء البريد الإلكتروني بـ “Hello” / “مرحبًا” متبوعًا باسم المُستلم. عادةً ما يكون هذا مخصص للأفراد الذين تربطك بهم علاقة بالفعل، مثل زميل أو مدير.
اقرأ أيضًا: مصطلحات إنجليزية لتبدو أكثر طلاقة!
3- اجعل الإيميل مُحدَّدًا ومُباشرًا
يجب أن يُغطّي الإيميل الاحترافي موضوعًا واحدًا، حيث يُمكن أن يكون سؤالًا أو طلبًا أو إجابةً أو تفسيرًا. أيًّا يكن هذا الموضوع، يجب أن يُركِّز الإيميل على هذا الموضوع فقط حتى لا يُشتّت القارئ. اجعل بريدك الإلكتروني موجزًا دون أن تترك المعلومات الأساسية التي لا غنى عنها في الإيميل.
من خلال إبقاء بريدك الإلكتروني مُباشرًا ومُختصرًا، فإنَّك تحترم وقت المُتلقّي وتُسهِّل عليه معالجة المعلومات بسرعة. هذا يزيد من احتمالية الاستجابة السريعة ويضمن الاتصال الفعّال. علاوةً على ذلك، من خلال تجنّب المعلومات غير الضروريّة أو التفسيرات المُطوّلة، فإنَّك تُقلِّل من فرص سوء التفسير أو الارتباك، فالنقاط المُباشرة في مُحتوى البريد الإلكتروني الخاص بك يسمح للمستلم بفهم نقاطك الرئيسية بسرعة والرد وفقًا لذلك.
اقرأ أيضًا: 6 كتب إنجليزية عليك قراءتها لتطوير لغتك الإنجليزية
4- اترُك توقيعك الرسمي
بعد كتابة السطر الختامي للبريد الإلكتروني – والذي يجب أن يتضمَّن دعوة إلى اتخاذ إجراء أو خطوة قابلة للتنفيذ – أضف توقيعك الرسمي والذي من دوره أن يُضفي طابعًا من الاحترافية على الإيميل. يجب أن يتضمن التوقيع المهني جميع المعلومات التي قد يحتاجها المُستلم للتواصل معك بشكل مناسب، مثل المُسمّى الوظيفي ورقم الهاتف.
تتمثَّل أهمية إضافة توقيع في نهاية بريدك الإلكتروني في تعزيز صورتك ومصداقيَّتك، حيث يُظهر أنَّك تُقدِّر الإجراءات الشكلية وتلتزم بالحفاظ على صورة احترافية. بالإضافة إلى ذلك، لأنَّ التوقيع يتضمَن عادةً اسمك الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ومعلومات الاتصال ذات الصلة، فهو يضمن أنَّ المُستلم لديه كل التفاصيل التي يحتاجها للوصول إليك بسهولة وفعالية، كما أنَّه يُوفِّر عليه عناء البحث عن معلومات الاتصال الخاصة بك في مكانٍ آخر.
اقرأ أيضًا: كلمات إنجليزية متشابهة ومعناها وكيفية استخدامها
5- تحرَّ الدقة اللغوية
قبل أن تضغط على إرسال، راجع بريدك الإلكتروني أوَّلًا من خلال قراءة سريعة للتأكّد من عدم وجود أي أخطاء إملائيَّة نحويَّة، حيث يُمكن أن تؤدّي هذه الأخطاء إلى تقويض رسالتك بالكامل وتجعلك تبدو غير محترف.
ضع دومًا في اعتبارك أنَّ رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة جيِّدًا والخالية من الأخطاء تعمل على تعزيز صورتك ومدى احترافيَّتك. من خلال قضاء الوقت في التدقيق اللغوي، فإنَّك تُظهر التزامك بالتواصُل الواضح والدقيق، ممّا يترك انطباعًا إيجابيًّا لدى المستلم. أمّا في حالة إرسال إيميل يحتوي على أخطاء لغوية، فإنَّه يعكس عدم اهتمامك والذي سيُعطي انطباعًا سلبيًّا عنك.
اقرأ أيضًا: المحادثة باللغة الإنجليزية | 5 مواضيع لمحادثات ممتعة بالإنجليزية
6- تجنَّب اللغة غير الرسمية
غالبًا ما تكون رسائل البريد الإلكتروني (الإيميل) وسيلة تواصل رسميَّة في بيئةٍ مهنيَّة، لذلك يُمكن أن يؤدّي استخدام نغمة غير رسمية إلى التقليل من احترافيتك. من خلال الحفاظ على لهجة رسمية، فإنك تُظهر إحساسًا بالمهنية والاحترام للمُستلمين، ممّا يساعد على إنشاء صورة إيجابية عنك.
أضِف إلى ذلك أنَّ النبرة الرسمية في رسائل البريد الإلكتروني تُقر بأهمية الحفاظ على الحدود المُناسبة والالتزام بالآداب المهنية. قد يُنظر إلى استخدام نغمة غير رسمية على أنَّه عدم احترام، حيثُ يُمكن أن تُعطي هذه النغمة انطباعًا بأنَّ المحادثة بسيطة أو لا تستدعي الرسمية.
بالإضافة إلى ذلك، في بيئة مهنية مُتعدِّدة الثقافات من المُهم أن تكون على دراية بالمعايير والتوقعات الثقافية. قد تكون النغمة غير الرسمية مقبولة بين مجموعات مُعيَّنة أو في التفاعلات الشخصية، ولكنها قد لا تكون مناسبة أو تلقى قبولًا جيدًا من قبل أفراد من ثقافات أو خلفيّات مهنية مختلفة. كذلك يُعد استخدام نغمة غير رسمية هدم للخط الفاصل بين التواصل الشخصي والمهني. من المُهم الحفاظ على التمييز بين الاثنين، خاصةً عند الانخراط في المناقشات المتعلقة بالعمل.
اقرأ أيضًا: نصائح مهمة لبناء جمل قوية في اللغة الإنجليزية !
7- انتبه إلى كلماتك واخترها بعناية
يُمكن أن تُؤثِّر الكلمات التي تختارها في البريد الإلكتروني بشكلٍ كبير على فهم المُتلقّي لوجهة نظرك ورسالتك. من الضروري استخدام نبرة مُهذّبة ومحترمة ومهنية لضمان نقل نواياك بشكلٍ صحيح. قد يؤدي عدم الانتباه إلى نبرة كلماتك إلى سوء الفهم أو توتّر العلاقات. في بعض الشركات أو المنظمات، قد تكون هناك شكاوى قانونية أو طلبات امتثال ضدك فيما يتعلَّق بمُحتوى رسائل البريد الإلكتروني. من خلال الانتباه إلى لغتك، فإنَّك تضمن الامتثال لهذه اللوائح وتجنّب العواقب القانونية المُحتملة.
علاوةً على ما سبق، للكلمات القدرة على بناء العلاقات أو هدمها. لذلك، يُمكن للبريد الإلكتروني المكتوب بلغة مُهذّبة واحترافية بناء علاقة إيجابية مع زملائك، وعلى العكس يُمكن أن يؤدّي الإيميل الذي يحتوى على كلمات غير احترافية أو ذات نبرة غير مُهذَّبة إلى توتّر العلاقات معهم.
وتذكَّر أنَّه يُمكن لأي شخص إعادة إرسال بريدك الإلكتروني إلى أي شخص آخر، فالبريد الإلكتروني هو عبارة عن سجل مكتوب للمحادثة، لذلك إذا كُنتَ لا تُريد أن يُوثَّق ضدك أي شيء، فلا تقُل أيّ كلمات عشوائية أو غير احترافية في الإيميل.
اقرأ أيضًا: كلمات إنجليزية شائعة تستخدم بشكل خاطئ
8- اجعل طلباتك/ توجيهاتك واضحة
التوجيهات الواضحة لا تترك مجالًا لسوء التفسير. عندما تكون التعليمات غامضة، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك أو أخطاء أو تأخير في إكمال المهام. من خلال جعل توجيهاتك واضحة ومُحدَّدة ، فإنَّك تُقلِّل من فرص سوء الفهم وتضمن أنَّ المُتلقّي سيفهم ما يجب القيام به. بالإضافة إلى ذلك، تُساعد التوجيهات الواضحة على تبسيط سير العمل ومنع إهدار الوقت والجهد. عندما تكون التعليمات غير واضحة، قد يحتاج المُستلمون إلى طلب توضيح أو وضع افتراضات، ممّا يؤدي إلى عدم الكفاءة في العمل وحدوث الأخطاء. من خلال توفير توجيهات واضحة منذ البداية، يُمكنك تمكين المُستلمين من أداء المهمة بدقة، ممّا يوفر الوقت والجهد لكلا الطرفين.
لا تفترض أنَّ المستلم يعرف مكان ملف معين أو المصادر التي استخدمتها لدعم موقفك. لذلك، قُم بتوضيح كل ما ذكرته بالتفصيل وقم بتضمين الروابط عندما يكون ذلك ممكنًا حتى يعرف المُتلقي ما تتحدث عنه بالضبط ويمكنه الوصول إليه بسهولة.
اقرأ أيضًا: المفردات الأكاديمية في اللغة الإنجليزية
9- أضف ملاحظاتك الختامية
قبل إنهاء رسالتك الإلكترونية، من الأدب والاحترافية أن تشكُر القارئ وأن تضيف بعض الملاحظات الختامية المُهذَّبة. يمكنك البدء بعبارة “Thank you for your patience and cooperation” / “شكرًا لك على صبرك وتعاونك” أو “Thank you for your consideration” / “شكرًا لك على اهتمامك” ثم المتابعة بـ “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” / “إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف، فلا تتردد في إخباري” و “I look forward to hearing from you” / “أتطلَّع إلى السماع منك “.
اقرأ أيضًا: كيف تساعدك اللغة الإنجليزية في تطوير مسيرتك المهنية ؟
10- اختم الإيميل بخاتمة مُناسبة
الخطوة الأخيرة هي تضمين الجمل الختامية المُناسبة ملحوقةً باسمك. من أشهر الجمل الختاميَة “Best regards”, “Sincerely”, “Thank you” / “مع أطيب التحيات” و “مع خالص التقدير” و “شكرًا لك” وكلّها جمل احترافية. تجنب استخدام الجمل الختاميَة مثل “Best wishes”, “Cheers” / “أطيب التمنيات” أو “في صحتك” ما لم تكن صديقًا جيدًا للقارئ.
اقرأ أيضًا: أفضل مواقع تعلم اللغة الإنجليزية وتعليمها
أمثلة لـ كتابة ايميل بالإنجليزي
المثال الأول
|
الموضوع: منصب مُحرِّر محتوى الويب عزيزي السيد/السيدة، بالإشارة إلى إعلان الوظيفة المُعلنة، أود تقديم طلبي لشغل منصب مُحرِر محتوى الويب في شركتكم. تخرَجت في مجال علوم الاتصال في جامعة …. وعملت لعدة سنوات في وكالة رقميَة كأخصائي محتوى. أعتقد أن مهاراتي وخبراتي تتماشى مع متطلبات الوظيفة. سأكون سعيدًا بتقديم نفسي في مقابلة عمل، ستسمح لك بتقييم التوظيف المُحتمل لي بشكل أفضل. يرجى الاطلاع على نسخة مرفقة من سيرتي الذاتية. إنني أتطلع إلى تلقي الرد منك قريبًا. تفضلوا بقبول فائق الاحترام، ———– |
Subject: Web Content Editor position Dear Sir/Madam, With reference to your job ad, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. I graduated in Communication Sciences at the University of ….. and worked for several years in a Digital Agency as a Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you. Yours faithfully, ——————- |
اقرأ أيضًا: كيف تستخدم اللواحق في اللغة الإنجليزية ؟ | Suffixes
المثال الثاني
|
الموضوع: تأخير تسليم الطلب عزيزي السيد —– نأسف لإبلاغك بأننا لن نكون قادرين على احترام الموعد المُتفَق عليه مسبقًا لتسليم طلبك. لقد أبلغنا مُورِدنا اليوم من أنَهم يواجهون مشاكل في التوريد، مما سيؤدي إلى تأخير في سلسلة الإنتاج لدينا. نتمنَى تفهُمك ونشكُرك على سعة صدرك. من فضلك تقبل اعتذاراتنا. أطيب التحيات، ——— |
Subject: Delivery delay Dear Mr/ —- We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. Please accept our apologies. Best regards, ——— |
اقرأ أيضًا: كيف تستخدم الأقواس في اللغة الإنجليزية | Parenthesis
المثال الثالث
|
الموضوع: نشكرك على اهتمامك ببرنامج التخرج الصيفي لدينا! عزيزي —–، شكرا جزيلا على سؤالك. في الوقت الحالي، لا نقبل الطلبات الجديدة لبرنامج التخرُج الصيفي لدينا. نتمنى لك حظًا موفقًا في مساعيك المُستقبليَة! أطيب التحيات، أحمد رمضان، دكتوراه رئيس قسم العلوم الإنسانيَة |
Subject: Thank you for your interest in our summer graduate program! Dear —–, Thank you very much for your inquiry. At this time, we are not accepting new applications for our summer graduate program. We wish you the best of luck with your future endeavors! Best regards, Ahmed Ramadan, PhD Humanities, Department Chair |
اقرأ أيضًا: كيف تستخدم علامات التنصيص في اللغة الإنجليزية | Quotations marks
ابدأ بتعلّم لغة جديدة، وتعرَّف على أفضل النصائح التي تساعدك على تعلّم أيّ لغة تريدها من خلال سلسلة مقالاتنا المميزة. تصفَح جميع المقالات
خِتامًا، تُعدّ كتابة إيميل بالإنجليزي مهارة تواصل أساسيَّة يُمكن أن تساعدك على النجاح في حياتك الشخصية والمهنية. في حين أنَّه قد يبدو شاقًّا في البداية، إلّا أنَّ اتِّباع بعض القواعد يُمكن أن يساعدك في كتابة رسائل واضحة وموجزة وفعّالة تنقل رسالتك بطريقة مهنيَّة ومُهذبة.
في هذه المقالة، قدمنا دليلًا شاملًا حول كيفيَة كتابة إيميل بالإنجليزي. لقد قمنا بتغطية الجوانب الرئيسية التي تحتاجها وقدَّمنا نصائح وأمثلة لمُساعدتك على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني. باتِّباع هذه الإرشادات، يُمكنك التأكد من أنَّك ستستطيع الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصَّة بك بشكلٍ جيد، وأنَّك ستترك انطباعًا إيجابيًّا لدى المُتلقين.
تذكَّر أنَّ كتابة رسالة بريد إلكتروني لا تتعلَّق فقط بنقل المعلومات، ولكنها تتعلَّق أيضًا ببناء العلاقات وتوطيد الثقة مع المُتلقّي. من خلال قضاء الوقت في صياغة بريدك الإلكتروني بالشكل المُنساب، فإنَك تضمن لنفسك تقوية اتصالاتك بشكلٍ فعال.
وأنت ماذا عنك؟ هل لديك أي إرشادات أو نصائح ترغب في توجيهها للقارئين بخصوص كتابة إيميل بالإنجليزي؟ شاركنا بها في التعليقات لتعُم الفائدة. وإذا لم تكُن مُشتركًا في الموقع، فسارع بالاشتراك حتّى لا يفوتك كل ما هو جديد من مقالاتنا المُجهَّزة خصّيصًا لمُساعدتك على تطوير حياتك شخصيًّا ومهنيًّا.
اقرأ أيضًا: كيف تستخدم علامات الاستفهام والتعجب باللغة الإنجليزية | Question and Exclamation Marks
اقرأ أيضًا: قواعد الفاصلة في اللغة الإنجليزية | Commas
اقرأ أيضًا: علامات الترقيم في اللغة الإنجليزية | مقدمة
المصادر: grammarly
